KPI - Cosa sono i KPI e come usarli per monitorare il successo.

KPI – Cosa sono i KPI e come usarli per monitorare il successo

Gli indicatori KPI (Key Performance Indicators) sono strumenti cruciali per la valutazione delle prestazioni e dei processi ma soprattutto per misurare l’efficacia delle azioni intraprese in relazione agli obiettivi prefissati.

Consentono di monitorare e migliorare continuamente il proprio lavoro, scopriamo insieme cosa sono i KPI e perché sono così importanti.

Cosa sono i KPI?

I KPI sono indicatori di performance che permettono di valutare l’andamento o i progressi in una specifica attività, come una campagna di web marketing o le vendite di un nuovo prodotto, in relazione agli obiettivi prestabiliti.

Le organizzazioni adottano i KPI a diversi livelli per misurare il successo nel raggiungimento degli obiettivi stabiliti. I Key Performance Indicators  di alto livello sono generalmente focalizzati sulle prestazioni complessive dell’azienda, offrendo una visione d’insieme dell’efficacia strategica. Al contrario, i KPI di basso livello valutano i processi specifici all’interno dei vari reparti o dipartimenti, come vendite, marketing, risorse umane, assistenza clienti e altri, fornendo un’analisi dettagliata delle loro operazioni quotidiane.

Differenza tra KPI e metriche aziendali

Le metriche aziendali sono i dati specifici che vengono raccolti e analizzati per valutare il progresso verso il KPI definito. Essenzialmente, mentre il KPI definisce “cosa” l’azienda punta a raggiungere, le metriche indicano “come” l’azienda sta avanzando verso quel traguardo.

La relazione tra KPI e metriche è vitale perché mentre il KPI fornisce la destinazione, le metriche offrono la mappa stradale che mostra il percorso verso quella destinazione. Analizzando le metriche, le aziende possono identificare se le strategie adottate stanno funzionando o se sono necessari aggiustamenti. In sintesi, i KPI e le metriche aziendali sono strumenti essenziali per ogni organizzazione che desidera migliorare le sue operazioni e raggiungere gli obiettivi strategici in modo sistematico e misurabile. Attraverso un monitoraggio costante di questi indicatori, le aziende possono prendere decisioni informate e direzionate che li avvicinano ai loro obiettivi a lungo termine.

É importante inoltre ricordare che tutte i KPI sono metriche del marketing ma non tutte le metriche del marketing sono KPI, infatti è di vitale importanza scegliere quelle che rappresentano delle chiavi di successo.

KPI – Tipologie aziendali di indicatori

I KPI (Key Performance Indicators) possono essere suddivisi in diverse tipologie a seconda delle aree aziendali che misurano e degli obiettivi che intendono raggiungere. 

Ecco una panoramica delle principali tipologie di KPI e delle relative metriche:

  1. KPI Finanziari: questi KPI misurano la salute finanziaria dell’azienda e il suo successo economico, come ad esempio il ROI, Ricavi totali, Profitto netto etc.
  2. 2. KPI Operativi: questi KPI valutano l’efficienza e l’efficacia dei processi aziendali interni, come ad esempio tasso di produzione, tempo di ciclo etc.
  3. KPI di Vendita e Marketing: questi KPI misurano le performance delle attività di vendita e marketing, come ad esempio tasso di conversione, CPA, etc.
  4. KPI di Risorse Umane: questi KPI monitorano la gestione e la soddisfazione dei dipendenti, come ad esempio soddisfazione dei dipendenti, tasso di turnover, etc.
  5. KPI di Customer Care: questi KPI valutano la qualità del servizio clienti e la soddisfazione dei clienti, come ad esempio il Net Promoter Score.

Quali sono i KPI adeguati per la tua azienda

La creazione di KPI efficaci è un processo che richiede sia capacità analitiche sia creatività. L’obiettivo è scegliere misure che possano trasmettere chiaramente il progresso verso il raggiungimento degli obiettivi strategici dell’organizzazione.

  • Indicatori in Ritardo, questi KPI misurano le prestazioni passate e danno un’idea di come l’azienda ha operato in un determinato periodo.
  • Indicatori Principali,  a differenza degli indicatori in ritardo, quelli principali forniscono previsioni su eventi futuri, basandosi su tendenze e modelli attuali.

Per la maggior parte delle aziende, è cruciale trovare un equilibrio ottimale tra KPI consuntivi (in ritardo) e predittivi (principali). Avere entrambi i tipi di indicatori permette di avere una visione completa:

  • Gli indicatori in ritardo confermano l’efficacia delle azioni passate e forniscono dati affidabili per le valutazioni di performance.
  • Gli indicatori principali aiutano a prevedere e influenzare le prestazioni future, permettendo un’azione proattiva anziché reattiva.

Caratteristiche delle KPI

Ecco le caratteristiche che definiscono un KPI efficace: 

  • Prove Oggettive dei Progressi

Un buon KPI fornisce misurazioni chiare e obiettive che indicano quanto bene l’organizzazione si sta muovendo verso il raggiungimento dei suoi obiettivi desiderati. Questo aiuta a capire se le strategie adottate stanno funzionando o se necessitano di aggiustamenti.

  • Supporto al Processo Decisionale

Il KPI deve misurare gli aspetti cruciali dell’attività aziendale che sono fondamentali per informare e supportare le decisioni strategiche. Questo significa che ogni KPI dovrebbe avere un impatto diretto sulle decisioni prese dai leader aziendali.

  • Confronto Temporale

Un KPI efficace offre una base di confronto che permette di monitorare le variazioni delle prestazioni nel tempo. Questo è essenziale per valutare la crescita, l’efficienza e l’efficacia delle strategie lungo periodi estesi.

  • Tracciamento di Diverse Caratteristiche Aziendali

I KPI dovrebbero essere capaci di monitorare vari aspetti delle azioni intraprese dall’azienda, inclusi l’efficienza, l’efficacia, la qualità, la tempestività, la conformità, il comportamento, l’economia, la prestazione e l’utilizzo delle risorse. Questo approccio olistico assicura che tutte le aree vitali siano coperte.

  • Modalità Consuntiva e Predittiva

I KPI dovrebbero non solo riflettere le performance passate (modalità consuntiva) ma anche fornire indicazioni predittive che guidano le future azioni aziendali. Questo aiuta le organizzazioni a essere proattive piuttosto che reattive.

  • Parte del Piano Strategico

I KPI sono elementi essenziali del piano strategico di un’azienda e dovrebbero esprimere chiaramente gli obiettivi da raggiungere e i tempi. Sono dichiarazioni quantificabili e basate sui risultati che servono a misurare il successo verso gli obiettivi prefissati.

In genere, un piano attuativo ben strutturato dovrebbe utilizzare da 5 a 7 KPI per gestire e monitorare efficacemente l’avanzamento delle attività. Questo numero permette una copertura sufficiente delle aree chiave senza diventare eccessivamente complesso o difficile da gestire.

Come definirli per la tua azienda

La struttura di un KPI efficace si basa su quattro elementi fondamentali: una misura, un obiettivo, un’ origine dati e una frequenza.

Analizziamo un elemento per volta:

Ogni KPI deve essere associato a una misura specifica. I KPI più efficaci sono quelli con misure che forniscono una rappresentazione chiara e dettagliata del rendimento. Per ogni KPI, è essenziale stabilire un obiettivo chiaro che sia direttamente correlato alla misura scelta e al lasso di tempo entro il quale l’obiettivo deve essere raggiunto.È cruciale che ogni KPI abbia una fonte di dati ben definita per evitare ambiguità nella raccolta e nell’analisi dei dati. Questo assicura che la misurazione sia accurata e affidabile. I KPI possono avere diverse frequenze di monitoraggio e analisi, ma è generalmente consigliato esaminare le metriche almeno una volta al mese. Questa pratica consente di mantenere un controllo costante e tempestivo sulle performance.

É consigliabile utilizzare l’acronimo SMART per assicurarti che i tuoi KPI siano  quantificabili, specifici e realizzabili.

S:Specific 

M:Measurable 

A:Achievable

R:Realistic

T:Time-bound

Come monitorare i KPI della tua azienda

Il monitoraggio dei KPI implica l’utilizzo di processi, tecniche e strumenti progettati per valutare i risultati ottenuti da un’azienda e implementare miglioramenti laddove l’interazione tra gli obiettivi prefissati e i risultati effettivi mostra discrepanze significative.

Per garantire che le valutazioni e le azioni correttive siano efficaci, è essenziale basarsi su informazioni il più possibile dettagliate. A questo scopo, l’utilizzo di software gestionali o strumenti di Business Intelligence può fornire un supporto fondamentale.

L’adozione di cruscotti virtuali personalizzati, noti come dashboard, permette di confrontare i vari KPI scelti per monitorare la performance dell’azienda, facilitando analisi rapide e un monitoraggio costante delle variazioni.

Esistono programmi che consentono la creazione di pannelli di controllo personalizzabili, integrando progetti, vendite, budget e obiettivi specifici. Alcuni software offrono la possibilità di condividere i dati essenziali con i capi reparto, mentre altri, forse già in uso come Microsoft Excel, possono essere adattati per trasformarsi in strumenti efficaci per il monitoraggio dei KPI, con opportuni aggiustamenti.

 KPI – Benefici del monitoraggio per la tua azienda

L’impiego di questi strumenti porta numerosi benefici alla gestione dei KPI, ottimizzando significativamente le operazioni aziendali.

  • Efficienza Operativa: riduzione degli sprechi, diminuzione dei costi e ottimizzazione dei processi.
  • Ottimizzazione delle Decisioni Strategiche, grazie all’efficacia aumentata nel prendere decisioni basate su dati solidi.
  • Maggiore Controllo: migliora la capacità di monitoraggio e offre maggiore serenità grazie alla disponibilità di un quadro costantemente aggiornato e affidabile dell’andamento aziendale.
  • Concretezza nei Progetti di Sviluppo: rafforza le basi dei progetti di sviluppo e fornisce informazioni cruciali per decisioni importanti che influenzano la crescita dell’impresa.
  • Aumento del Valore Aziendale: migliora la valutazione dell’azienda e la sua presentazione a fornitori, partner e investitori.

KPI nel marketing

I KPI di marketing hanno accresciuto la loro importanza, principalmente perché ora è possibile utilizzare le metriche in modo molto più preciso ed estensivo, soprattutto quelle dinamiche. La distinzione tra metriche tradizionali e metriche dinamiche è piuttosto semplice. Le metriche tradizionali dipendono generalmente da un ampio numero di fattori, sono difficilmente controllabili e variano nel medio-lungo periodo.

 Metriche fondamentali di marketing

Le metriche più importanti di KPI (Key Performance Indicator) nel marketing variano a seconda degli obiettivi specifici dell’azienda e delle campagne di marketing.

Tuttavia, ci sono alcune metriche fondamentali che sono comunemente utilizzate per valutare l’efficacia delle strategie di marketing. Ecco le principali:

CAC (Customer Acquisition Cost):

  • Rappresenta il costo medio per acquisire un nuovo cliente.
  • Formula: Somma dei costi di marketing/Numero di nuovi clienti acquisiti Somma dei costi di marketing/Numero di nuovi clienti acquisiti.

LTV (Customer Lifetime Value):

  • Valuta il valore totale che un cliente porta all’azienda durante tutta la sua relazione con essa.
  • Formula: Valore medio di una vendita×Numero medio di vendite×Durata media della relazioneValore medio di una vendita×Numero medio di vendite×Durata media della relazione.

Tasso di Conversione:

  • Indica la percentuale di visitatori che compiono una determinata azione (es. acquisto, iscrizione alla newsletter).
  • Formula: (Numero di conversioni/Numero totale di visitatori)×100(Numero di conversioni/Numero totale di visitatori)×100.

Tasso di Abbandono del Carrello:

  • Percentuale di visitatori che aggiungono prodotti al carrello ma non completano l’acquisto.
  • Formula: (Numero di carrelli abbandonati/Numero di carrelli creati)×100(Numero di carrelli abbandonati/Numero di carrelli creati)×100.

CTR (Click-Through Rate):

  • Misura la percentuale di persone che cliccano su un annuncio rispetto al numero totale di visualizzazioni.
  • Formula: (Numero di clic/Numero di impressioni)×100(Numero di clic/Numero di impressioni)×100.

Tasso di Rimbalzo (Bounce Rate):

  • Percentuale di visitatori che lasciano il sito dopo aver visualizzato una sola pagina.
  • Formula: (Numero di rimbalzi/Numero totale di visitatori)×100(Numero di rimbalzi/Numero totale di visitatori)×100.

Engagement sui Social Media:

  • Misura l’interazione degli utenti con i contenuti sui social media (like, commenti, condivisioni).
  • Può essere valutato in vari modi, ad esempio tramite il tasso di coinvolgimento: (Totale di interazioni/Totale di follower)×100(Totale di interazioni/Totale di follower)×100.

Tasso di Retenzione dei Clienti:

  • Indica la capacità dell’azienda di mantenere i propri clienti nel tempo.
  • Formula: (Numero di clienti al termine del periodo−Numero di nuovi clienti acquisiti)/Numero di clienti all’inizio del periodo×100(Numero di clienti al termine del periodo−Numero di nuovi clienti acquisiti)/Numero di clienti all’inizio del periodo×100.

CPL (Cost Per Lead):

  • Il costo medio per acquisire un potenziale cliente (lead).
  • Formula: Totale dei costi di marketing/Numero di lead generatiTotale dei costi di marketing/Numero di lead generati.

Queste metriche, se monitorate e analizzate correttamente, possono fornire una panoramica completa dell’efficacia delle attività di marketing e aiutare a prendere decisioni informate per migliorare le performance future.

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